Hogyan ne legyél hatékony?

Olvasási idő: 3:30 perc

Munkaidőd pazarlása, avagy mi okozhat elégedetlenséget munkahelyeden?

Mindenki pazarolja időnként az idejét, mindenkivel előfordul, hogy haszontalanul, eredménytelenül tölti munkaidejét. Van, hogy ezt észre sem vesszük. Vagy észrevesszük, de nem gondoljuk végig a következményeit. Van, amikor – ideig-óráig – pont erre van szükségünk! DE hosszú távon problémákat okoz ez a pazarlás.
Mai bejegyzésünk arról szól, mivel és hogyan tudod idődet elpazarolni munkahelyeden, és adunk néhány ötletet, tippet, hogyan tudsz tenni ellene.

Sokszor észre sem veszed, hogy pazarlod az idődet. Csak az „eredménnyel” szembesülsz, azaz elégedetlen a munkahelyi vezetőd, mert nem vagy nem megfelelően végezted el feladataidat. Vagy rendszeresen túlmunkát kell végezned a határidők betartása miatt. Ennek persze sem te, sem családod nem örül. Mindezzel könnyen egy negatív spirálba keveredhetsz: egyre elégedetlenebb leszel (hiszen állandóan túlórázni kell), ezért egyre kevésbé koncentrálsz feladataidra, ami által egyre kevésbé értékelnek téged és munkádat vezetőid, munkatársaid.

Egyre több a munka, egyre többet túlórázol.
Egyre többet túlórázol.

Az időlopóknak két típusát különböztethetjük meg. Az egyik az, amelyik tőled független, környezeti hatások következtében következik be, ezt általában nem, vagy csak kevésbé tudod befolyásolni. A másik, amely belőled magadból ered. Ezek azok, amelyekre befolyással, hatással lehetsz. Nézzünk néhány példát!

A külső hatás következtében jelentkező időtolvajok például a következők lehetnek

  • Szükségtelen, vagy szükségtelenül hosszúra nyúló, a témára nem koncentráló értekezletek. Persze ha nem mi magunk tartunk ilyeneket!
  • Túl gyakran változó prioritások.
  • Határozatlan, döntésképtelen vezető.
  • Műszaki berendezések meghibásodása.
  • Túl sok, felesleges utazás.
  • Bürokrácia, adminisztratív korlátok.
Sok résztvevős, feleslegesen hosszúra nyúlt megbeszélések
Feleslegesen hosszúra nyúló megbeszélések.

A belső, belőled fakadó időlopók között például a következőkkel találkozhatsz

  • Kollégáid rendszeresen megzavarnak, félbeszakítják munkádat
  • Nem tudsz (jól) delegálni: amikor minden feladatot magad akarsz megcsinálni.
  • Pótcselekvések, munkahelyi rituálék: hosszúra nyúló kávézások, folyosói beszélgetések.
  • Közösségi média, internet állandó, cél nélküli (amit persze önmagad számára is bármikor meg tudsz magyarázni) böngészése.
  • Nem, vagy nem megfelelően priorizálsz: nem tudod eldönteni, hogy melyik feladat a sürgős, melyik a fontos, melyik az, amelyiket esetleg el sem kell végezni. Melyiket kinek tudod átadni, ki az, aki esetleg még örülni is fog a feladatnak.
  • Kommunikációs problémák: túlmagyarázó e-mailek, telefonok, egyeztetések, nem koncentrálunk a lényegre, rabolva ezzel magunk és mások idejét is.
  • Halogatás: majd később, majd holnap, majd jövő héten…
  • Nemet mondás képességének hiánya
Okoseszközök állandó nyomogatása
Pótcselekvés, mely pazarolja időnket.

A jó hír az, hogy a külső időtolvajok egy részét lehet kontrollálni

Nézzük meg, hogy az egyes eseteket hogyan kezelheted!

  • Ha a – hosszúra nyúló – értekezleteket te hívtad össze, mindig előre határozd meg annak célját (egynél többet ne!) és ezt publikáld is a meghívottak felé. Csak azokat a kollégákat hívd meg, akik érdemben hozzá tudnak szólni a témához. Előre szabj időkorlátot és tartsd is magad ahhoz. Az értekezlet közben pedig folyamatosan tarts a fókuszt: akár legyen egy egyezményes jel, amit bármelyik résztvevő mutathat, mondhat, ha úgy érzi, eltértünk a tárgytól.
  • A felesleges utazások elkerülhetők, ha van alkalom a munkamegbeszélést, értekezletet, egyeztetést online térbe terelni.
  • A túl gyakran változó prioritásoknál egyeztess vezetőddel. Jelezd felé, hogy nem tudod megfelelő hatékonysággal végezni munkádat és kérd meg, hogy találjatok közösen megoldást a problémára.

A belső problémákat, a saját magad által kialakított, gerjesztett időlopókat képes vagy felismerni, kiküszöbölni.

Mi lehet a megoldás?

  • Vizsgáld meg magadat külső szemmel, objektíven! (Ha nem megy, kérj segítséget!)
  • Ismerd meg önmagadat és belső hajtóerődet:
    • Miért halogatsz?
    • Miért nem tudsz nemet mondani egy-egy feladatra, kérésre?
    • Hogyan tudnál jobban, hatékonyabban gazdálkodni az időddel?
  • Tanuld meg asszertíven kommunikálni kollégáid felé, hogy a folyosói pletyka rabolja idődet és nem veszel abban részt.
  • Tanulj meg jól delegálni!
  • A kollégáid állandó kopogtatását kiküszöbölheted egy “kérlek, most ne zavarj” táblával, vagy rendszeres fogadóóra bevezetésével.

Gondold végig, szoktad-e Te is pazarolni az idődet, vagy mások idejét, netán mások okoznak-e ilyen jellegű problémát számodra! Hogyan, milyen eszközzel, technikával tudnál ezen javítani? Tudatosítsd magadban, hogy nem megfelelő számodra a jelenlegi helyzet és változást szeretnél! Majd változtass! Gondolj bele, milyen előnyökkel járhat számodra a változás!?

Ideje változtatni!
Változtass!

Ha úgy érzed, hogy segítségre van szükséges a téged akadályozó tényezők feltárásában, a kezelésükhöz szükséges képességek megszerzésében, keress meg bennünket! A konzultációkra online és offline is van lehetőség!